Die entscheidende Frage lautet nicht, welches KI-Produkt gerade bekannt ist. Institutionen sollten klären, ob sie eine allgemeine Arbeitshilfe, eine integrierte Fachfunktion oder ein eigenes digitales System benötigen. Maßgeblich sind Daten, Prozessverantwortung, Schnittstellen und der spätere Betrieb.
Entscheidungstabelle
| Kriterium | Standard-KI reicht | Individuelles System ist sinnvoll |
|---|---|---|
| Aufgabe | Allgemeines Schreiben, Zusammenfassen, Ideen strukturieren | Verbindlicher Fachprozess mit Status, Regeln und Ausnahmen |
| Daten | Freigegebene, wenig sensible Inhalte | Personenbezogene oder fachlich sensible Daten |
| Integration | Manuelle Übergabe ist vertretbar | Fachverfahren, Register oder Dokumentenablage müssen angebunden werden |
| Nachvollziehbarkeit | Ergebnis wird vollständig geprüft | Bearbeitungsschritte und Freigaben müssen dokumentiert sein |
| Berechtigungen | Einfache Nutzerverwaltung genügt | Differenzierte Rollen und institutionelle Zuständigkeiten |
| Betrieb | Herstellersupport ist ausreichend | Monitoring, Wartung und fachliche Weiterentwicklung sind Teil der Aufgabe |
| Anpassung | Vorgegebener Funktionsumfang passt | Ablauf und Oberfläche müssen zur Institution passen |
| Wechselmöglichkeit | Exportfunktionen des Produkts genügen | Datenformat, Schnittstellen und Übergabe müssen vertraglich gesichert sein |
Drei typische Szenarien
Szenario A: Eine allgemeine Arbeitshilfe
Mitarbeitende möchten freigegebene Texte zusammenfassen, Entwürfe strukturieren oder Formulierungen verbessern. Die Institution kann Nutzung, Datenarten und Prüfung klar regeln. Einordnung: Ein vertraglich und datenschutzrechtlich geprüftes Standardwerkzeug kann ausreichen.
Szenario B: Ein Assistent mit institutionellem Wissen
Beschäftigte oder Bürgerinnen und Bürger sollen Antworten aus freigegebenen Richtlinien und Informationen erhalten. Quellen, Aktualität, Zugriffsrechte und Eskalation bei unklaren Fällen müssen kontrolliert werden. Einordnung: Ein individuelles System auf Basis vorhandener Modelle ist meist passender als ein frei genutzter Chat.
Szenario C: Ein vollständiger Fachprozess
Anträge, Dokumentation, Freigaben und Auswertungen sollen in einem System zusammenarbeiten. Neben möglicher KI-Unterstützung braucht es Formulare, Rollen, Schnittstellen, Protokollierung und Betrieb. Einordnung: Hier ist eine individuelle Fachlösung oder ein anpassbares Fachverfahren erforderlich; das Sprachmodell ist nur ein möglicher Baustein.
Lebenszykluskosten statt Lizenzpreis
Bei der Entscheidung werden zwei Kostenblöcke häufig übersehen:
- Einführung und Betrieb. Datenschutzprüfung, Konfiguration, Schulung, Support, Qualitätskontrolle und Weiterentwicklung fallen bei Standard- und Individualsystemen an.
- Wechsel und Integration. Fehlende Exporte oder proprietäre Schnittstellen können spätere Änderungen erschweren. Individualentwicklung ist nur dann unabhängiger, wenn Dokumentation und Übergaberechte sauber vereinbart sind.
"Standard-KI ist ein Werkzeug. Ein institutionelles System ist ein verantworteter Dienst mit Fachprozess, Datenmodell, Berechtigungen und Betrieb."
Was wir empfehlen
- Nutzen Sie Standardwerkzeuge für klar begrenzte, risikoarme Aufgaben, wenn Verträge und Datenverarbeitung passen.
- Beschreiben Sie für fachliche Abläufe zuerst Rollen, Daten, Ausnahmen, Schnittstellen und Nachweise.
- Entwickeln Sie individuell nur dort, wo ein bestehendes Produkt die institutionellen Anforderungen nicht verlässlich abbildet.
Welcher Systemtyp passt zu Ihrem Vorhaben?
Wir ordnen Aufgabe, Daten, Integration und Betrieb in einem unverbindlichen Erstgespräch ein.